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采购管理制度
发布时间:2014-06-18    点击量:

1. 学校实行统一采购制度,由行政办负责协调和组织。主要采购范围是:各种教材、图书、仪器设备、物资材料、低值品和易耗品、各类家具等。
2. 对供方的评价与选择
2.1.对供方的调查与评价
行政办负责针对各类产品供方的特点,依据供方提供的营业执照、企业资质、样品及相关检测报告等与质量活动、环境保护和职业健康安全有关的证明文件和信息对供方进行评价。
2.1.1物资、设备和食品供方的调查与评价,应着重以对供方产品进行检验、试验或到供方生产地进行考察的方式,调查供方的质量保证措施、产品的环保和安全情况、生产规模等。依据国家现行的法律、法规和行业标准,评价拟采购物资设备的质量是否符合要求、价格是否合理,以及供方按要求如期提供产品及服务的保证能力。
2.1.2.对教材及图书供方的调查与评价,应着重调查供方的进货渠道,教材图书按时到位率、履行售后服务承诺的情况,评价供方资质证明文件的可靠性和按时提供教材图书的能力。
2.2.建立合格供方的名录及档案
行政办将调查评价初选合格的供方填入《供方评价表》。对于列入《供方评价表》的供方,应保留其营业执照、经营许可证、资质证明等相关文件的复印件,并存档,作为选择供方的档案依据。依据《供方评价表》制订《合格供方名录》,装订成册并存档。对供方提供的产品质量进行跟踪。对于提供不合格产品且不及时退货、拒不履行承诺的,取消其合格供方资格。对合格供方的考核工作可随市场变化情况随时进行,应将补充评审的合格供方及时添加入《合格供方名录》,以供选择使用。
2.3.对合格供方的复审与更新行政办每年组织对供方进行全面考核、复审,填写《合格供方评价表》,合格者继续留用,不合格者从《合格供方名录》中除名。
3. 采购计划的申请和审批
3.1.各部门根据实际需要,于每年5月底前和11月底前集中报送下一学期所需物资采购申请,以便形成批量采购优势。
3.2.物资采购申请中应说明申请理由、急需程度和所需物资的技术要求、数量、参考单价、参考厂(商)家、经费预算等。由部门负责人签字。大型、精密、贵重仪器设备的购置,应将专家论证及申请报告同时上报。
3.3.由主管校长签署审批意见,明确是否同意采购、采购的数量、金额、时间安排及补充建议。
3.4.由校长依据学校发展规划、财务预算、综合效益等情况做出批复,列入采购计划。由行政办根据经费预算、市场状况等制定采购计划实施方案,并报主管校长或校长批准。实施方案应包括预算总金额、计划采取的采购方式、采购人员组成、市场现状、候选产品型号、规格、数量、参考产地、参考价格、参考厂商情况、采购日程安排等内容。
4.采购计划的实施
4.1.采购方式包括政府采购、招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。
4.2.金额较小的零星采购,实行双人采购办法。
4.3.无论何种采购形式,除金额较小、即时清结的以外,应订立书面购销合同,明确供需双方的权利义务、物资技术要求等。购销合同由行政办组织草拟和报批,签订合同必须加盖学校公章。
4.4.购销合同原件、采购项目申请单及审批原件、招标记录原件、验收报告(单)原件以及仪器设备的技术资料交由校档案室保存,管理部门根据需要可保留有关复印件。
4.5.所有采购均应严格控制在财务预算和采购计划范围内,任何单位和个人不得擅自进行超预算、超计划采购。
5.验收与质量保证
5.1.合同生效后,行政办门应督促检查供货单位严格履行合同,保证采购项目按要求完成。
5.2.凡是合同规定有质量保证金的,付款时必须留足质量保证金,以保证质保期的顺利执行;质保期内违约的,质量保证金作为违约金处理。
5.3.验收登记
5.3.1.验收工作由行政办资产管理室

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