今天是
您现在的位置:首页 > 校园文化 > 校务公开 > 行政办已发布的制度 > 正文
设备资料收集管理制度
发布时间:2014-06-18    点击量:


1.目的:
通过对各种设备的技术文件以及接收、使用、维修和改进过程中形成的各种文件材料的管理,使设备技术状态有真实的资料,确保为设备正常运转、更新、维修提供重要依据。
2.范围:
适用于学校购置的设备申请、购置、开箱、安装、使用、维修的全过程。
3.职责:
3.1.行政办资产管理室负责设备档案工作的指导和组织工作。
3.2.设备申请、购置、开箱、安装、使用、维修的有关部门负责资料收集工作。
3.3.档案管理员负责设备资料的整理、分类、立卷、保管、利用、销毁等工作。
4.工作程序:
4.1.申请、购置和安装调试资料的收集
4.1.1.购置人员负责收集设备申请订购的文件、订货合同、订货单(卡)。
4.1.2.接收人员负责收集设备的全部技术文件,包括装箱证、合格证、使用操作维修说明书、结构图纸和线路图、备件规格、验收清单等。
4.1.3.由安装和陪同安装人员负责收集安装调试记录及验收报告。
4.1.4.以上人员待安装调试工作结束后,将所有资料送交资产管理室,资产管理室按照立卷归档制度的要求,将收集的所有资料及时送交校档案室登记保管。
4.2.维修资料的收集
4.2.1.维修资料由维修人员负责收集,并及时送资产管理室登记保管,每学年向档案室移交一次。
4.2.2.维修资料的内容:
1、设备管理人员在使用管理过程中作好使用记录和定期检修记录。
2、设备故障进行维修时作好更换零部件记录,重大故障及处理记录等。
4.3.设备转让及报废资料的收集
4.3.1.设备转让应严格执行固定资产管理制度,由行政办资产管理室负责收集转让报告、校长批复、转让协议、接受单位或个人接受记录等。
4.3.2.设备报废应严格执行固定资产管理制度的规定,由行政办资产管理室负责收集报废申请、技术鉴定材料、校长批复文件等。
4.3.3.以上材料待工作完成后,按照立卷归档制度的要求,及时送交校档案室登记保管。
4.4.设备资料的整理、分类、立卷
4.4.1.分类整理、组卷
档案管理员按名称分类组卷,将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列。
4.4.2编目、立卷
一个保管单位编一个流水号,一件编一个件号,然后编写卷内目录、备考表和卷面,立卷归档时归档号依照类别编流水号。
4.5.档案的利用
4.5.1.档案管理员编制分类案卷目录的检索工具。
4.5.2.凡需利用(借阅)须履行登记手续。
4.6.档案的销毁
对确已无保存价值的设备档案,按档案销毁制度,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。