今天是
您现在的位置:首页 > 校园文化 > 校务公开 > 行政办已发布的制度 > 正文
声像资料收集管理制度
发布时间:2014-06-18    点击量:

 
1.目的:
通过对声像资料收集的有效管理,确保声像信息资源更好地开发利用和的长期保存。
2.范围:
适用于在学校各项活动中直接形成的,有保存价值的照片、数码照片、录音、录像带、影视片等不同载体的声像资料采集、整理、保管全过程。
3.职责:
3.1.行政办负责声像资料工作的指导和组织工作。
3.2.信息中心负责声像资料的采集、整理和相关技术支持。
3.3.各参加有关活动的部门负责人或活动组织人负责在活动前通知行政班安排声像资料采集工作。
3.4.档案管理员负责声像资料的整理、分类、立卷、保管、利用等工作。
4、工作程序:
4.1.声像资料的来源
4.1.1.上级领导、著名人物、社团、单位与本校有关的重大公务及活动的的声像资料。
4.1.2.电视台、广播电台、互联网、报刊、杂志等各种媒体报道的与本校有关的声像资料。
4.1.3.学校党、政、工、团主要领导任职期间工作照,出访、接待、出席会议等活动形成的照片。
4.1.4.本校召开的重要会议和教育、教学重要活动形成的声像资料。
4.1.5.本校获市、区级以上的奖励项目或荣誉称号等声像资料。
4.2.声像资料归档的要求
4.2.1.凡应归档的声像材料,由各部门收集齐全,规范整理,由档案室集中统一管理。
4.2.2.凡归档的声像材料必须图象清晰、声音清楚,并加以必要的文字说明。
4.2.3.归档的声像资料尽量使用原版、原件。
4.2.4.按照声像资料整理归档要求,整理完毕后,及时送资料室。
4.3.声像资料的整理、分类
4.3.1.普通照片要与底片共同存档,填加文字说明,文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、制作者等
4.3.2.数码照片应制作成演示文稿幻灯片,填加文字说明,刻录成光盘存档。文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、制作者等。
4.3.3.录音、录像带应复制成光盘,光盘与原始录音、录像带共同存档。
4.3.4.普通照片、数码照片按“年代-专题”分类,单独组卷,统一编号,统一存放。编制目录,标明内容、主要人物、形成日期、内容时间、编号、类型和保管期限。
4.3.5.录音、录像按归档先后次序进行流水编号,尽可能做到:永久性和周转性分开,机密性和一般性分开,原版带与复制带分开。编制目录,标明内容、主要人物、形成日期、内容时间、编号、类型和保管期限。
4.4.声像资料的保管
4.4.1.声像资料应存放在库房专用木柜内,除了须有文书资料的保管条件外,还需具有防有害气体,防强磁条件。
4.4.2.声像资料要每月检查一次,发现有变形、断裂、发黄、发霉变质趋势,经声像资料所属部门主管领导鉴定和批准后,及时采取措施,进行技术处理,未经批准,不得擅自处理、复制和销毁。
4.5.声像资料的利用
4.5.1.执行普通档案的查、借阅、利用制度,履行审批手续,原版声像资料一般不外借。
4.5.2.编制声像资料检索工具,以便查找利用。