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文书文件处理制度
发布时间:2014-06-18    点击量:


1. 目的:
通过对文书处理工作的管理,确保学校文书处理工作有序开展,维护文书档案材料的完整与安全。
2. 范围:
适用于学校各部门对收文及部门文书文件的处理过程。
3.收文:
3.1.收文登记
3.1.1.中央、市、教委文件、公函、重要信件材料由校级拆封,并交党务干部进行收文登记。
3.1.2.学校收到的一般文件、公函、信件材料由行政办主任拆封,并交人事干部进行收文登记。
3.1.3.学校各部门收到的文件、公函、信件材料由部门主任拆封,由各部门建立收文登记簿。
3.1.4.外出开会、培训等其它渠道收到的文件,均应交行政办,由档案管理员进行收文登记。
3.2.收文处理和回收
3.2.1.中央、市、教委文件和公函由校级领导拟定传阅范围,由党务干部负责文书传阅的督促和催办。办理结束的文件,应及时收回,并将正本和在办理过程中形成的有关材料归档。。
3.2.2.学校收到的一般文件、公函、重要的信件材料由行政办主任拟定传阅范围,由人事干部负责文书传阅的督促和催办。办理结束的文件,应及时收回,并将正本和在办理过程中形成的有关材料归档。。
3.2.3.学校各部门收到的文件、公函、重要的信件材料由部门主任拟定传阅范围,由部门档案管理人员负责文书传阅的督促和催办。办理结束的文件,应及时收回,并将正本和在办理过程中形成的有关材料归档。。
3.2.4.收阅者应在传阅单上用钢笔或水笔签上姓名、日期和批示。
4.发文:
4.1.对外发文
4.1.1.拟稿使用GBA4型纸,自左而右书写,横写横排,左侧装订。正文每页25行,每行28字,仿宋(GB2312)字体3号大小,页码单页在右下角,双页在返页的左侧。
4.1.2.拟稿时先标注标题、发文号、拟稿人、签发人等项目,然后写正文。非电子文稿书写一律用黑或兰黑墨水钢笔或水笔书写。
4.1.3.文件起草完毕,必须经部门负责人、主管校长审阅、签字,确定打印份数后。
4.1.4.由党务干部负责填写《对外发文登记清单》,编制统一发文号。发文号用津盲××(部门)[×××(年)]第××号。字体为仿宋(GB2312)字体3号大小。
4.1.5.由行政办负责校对,正式打印,由党务干部加盖学校公章,并将草稿和正式文件一起存档。
4.2.校内发文
4.2.1.校内发文拟稿参考校外发文。需填加页眉页角。页眉格式为左侧为文件标识,右侧为版本号×(第几个版本,用A、B、C、D表示)/×(第几次修改,用0、1、2、3、4表示)。页角左侧为文件编制部门,中间为页码,右侧为发布时间。
4.2.1各部门编制本部门《部门文件清单》,由党务人事室进行汇总,并编写学校总的《校内文件清单》、《外来文件清单》。
4.2.2.校内文件可分为“受控”和“非受控”两类。学校的内部管理文件为“受控”文件,需有管理者代表审批、登记受控编号并加盖“受控”章后发放。“受控”文件在发生更改时要重新登记行发放;“非受控”文件是指学校发给家长等的文件,如通知等,在发生更改时,可以不通知家长收回再另行发放。
4.2.3.各部门在本部门范围内发放的文件,由部门定稿,管理者代表审批、登记后,由各部门发放。
4.2.4.文件编号标识:
制度标识:TJMX(学校代号)-ZD(制度缩写)-××(部门代号)-××(文件序号)。各部门代号为:教务处JW、德育处DY、行政办XZ、信息中心XX、教科室KY。
记录表格标识:TJMX(学校代号)-××(部门代号)-××(记录表格序号)。
4.3.文件的发放
4.3.1.行政负责确定学校文件使用、发放范围,档案管理员负责文件的发放,并填写《文件发放记录》。
4.3.2.部门文件经审批后由各部门确定分发范围。使用者在《文件发放记录》上签字。
4.3.3.

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