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TJMX-ZD-XX10电子档案管理制度
发布时间:2005-12-01    点击量:

文件编号 -TJMX-ZD-XX10                                                           版本号: A/0

学校电子档案管理制度

 

电子档案 包括非物理存在数码化资料,如:电子文档、数据库资料、图声像多媒体资料等。由于类型复杂、容量不可估、易于丢失和变化、保密级别、设备不稳定、立档需要技术处理等原因,此项管理为较复杂性质。

1.         目的

1.1.        通过对电子档案的收集和有效管理,确保电子档案更好地开发利用和长期保存。

2.         负责

2.1.        本程序适用于学校各部门的所有电子化档案或文件,通过信息中心部门实施更有效和安全的管理。

2.2.        对经技术加工处理后可形成物理性档案移交学校声像档案室管理,对不能形成物理性档案文件采取有效的备案措施。

3.         要求:

3.1.        及时检查和处理电子档案文件;

3.2.        每月发布公示,对收集文件及时进行登记,制作检索文件;

3.3.        严格遵守档案文件的保存和保密工作;

3.4.        及时制作长期留档资料并移交校档案室。

4.         职责

4.1.        信息中心主任指派专人负责电子档案的管理工作;

4.2.        负责电子档案管理工作人员严格按照《电子档案文件处理程序》进行工作;

4.3.        信息中心定期收集各部门重要保留资料,及时进行分类,制作长期保留档案,并移交档案室

4.4.        电子档案处理人员需配合各室进行文件查找工作;

5.         工作程序

5.1.        学校各部门重大活动中形成的全部有保留和参考价值的活动资料包括照片及录像均属收集加工存档范围;

5.2.        定期收集后由此项活动主管人员收集整理,交信息中心整理、组卷,制作长期保存光盘,填写《电子文档留档登记表》后移交档案室统一保管。

5.3.        上级机关针对我校或与我校有密切关系的活动资料应和本校电子档案一起保管。

5.4.        因工作外出参加学习、考察和参加各种会议带回的活动资料包括照片及录像要及时归档。

5.5.        认真做好活动资料的收集、整理、保管、利用。

5.6.        定期对活动资料进行整理,发现问题及时采取补救措施。

5.7.   电子文件应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

5.8.   归档的电子文件要编制简要检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容,归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

5.9.   校档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

5.10.     封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

5.11.    销毁处理电子档案,需经本单位校档案鉴定小组、分管领导批准,编制销毁清册,监销人、销毁人签名盖章。

编制部门:信息中心                                                         生效日期: 2005/12/1

编制部门:信息中心                                                         生效日期: 2005/12/1